働き方改革に有効？デジタルブックで働き方を変えよう！

近年、新型ウィルスの流行によりリモートワークを導入する企業が増えています。そのため、業務効率の向上を目的とした、デジタルブックを取り入れる企業も多くなりました。この記事では、働き方改革の定義やデジタルブックが会社にもたらす影響について紹介します。デジタルブックの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

働き方改革とは

2019年4月に「働き方改革関連法案」が施行されて以来、企業は法案に基づき労働環境を整えるよう努めています。まず、働き方改革の定義を押さえましょう。

働き方改革とは、労働者が置かれた個別の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会の実現を目指して施行された法案です。日本は、少子高齢化による生産年齢人口の減少や労働生産性の低下、長時間労働などさまざまな問題に直面しています。こうした問題を改善するべく、働き方改革関連法案が発案され、成立したのです。

デジタルブックが会社にもたらす影響

デジタルブックとは印刷物をめくるように閲覧できるアプリケーションをいいます。スマートフォンやタブレットといったさまざまなデバイスから閲覧できるのが特徴です。デジタルブックを活用すれば、印刷物をウェブ上で閲覧でき、会議資料や自社パンフレットなどの書類の管理も簡単になります。次に、デジタルブックが会社にもたらす影響を見てみましょう。

ペーパーレス化につながる

デジタルブックはペーパーレス化につながります。デジタルブックを活用すれば、紙を使用する機会がぐっと減ります。ペーパーレス化とともに、印刷に必要なインク代も節約できるでしょう。また、自社のパンフレットやカタログもデジタルブックで閲覧できれば持ち運びも便利です。

情報共有しやすい

情報共有しやすいのもデジタルブックの特徴です。デジタルブックは、顧客とのオンライン商談や社内会議をオンラインで行うときに役立ちます。容量制限で資料を送れなかったり、ページの読み込みに時間がかかったりせずスムーズに商談や会議を行えるでしょう。

長時間労働を改善できる

デジタルブックは長時間労働を改善するのにも有効的です。例えば、営業職の場合、顧客との商談に備えて資料を準備したり印刷したりと手間がかかります。また、印刷した資料に誤字脱字を見つけたり、売上の数字が間違っていたりすれば、やり直ししなくてはなりません。しかし、デジタルブックを活用すれば、資料を紙に印刷する手間が省け効率よく業務を遂行できます。

ミスを防止できる

デジタルブックはミスを防止するのにもつながります。重要な書類を会社や家に忘れてしまった経験がある人もいるのではないでしょうか。デジタルブックを活用すれば、スマートフォン1台で必要書類をすべて閲覧できます。そのため、資料を会社に忘れてしまうミスも減らせるでしょう。

書類の管理が簡単になる

書類の管理が簡単になり、業務効率化できるのもデジタルブックの特徴です。紙に印刷した書類は、ファイリングしたりナンバリングしたりして管理するのが一般的です。使う頻度が低いものは棚の奥にしまわれてしまい、必要な時に取り出せないことも多いでしょう。一方、デジタルブックは検索機能がついているため、多くの資料の中から必要なページをすぐ見つけられます。また、資料の重要なページに付箋を貼ったりメモしたりするのも可能です。

リモートワークに対応しやすい

デジタルブックはリモートワークへの活用も期待できます。リモートワークを導入すると、紙に印刷された社内文書を社員が持ち帰ってしまう場合もあるでしょう。資料が多ければ持ち運びも不便です。また、セキュリティー面も安全とはいえません。しかし、デジタルブックなら資料がデジタル化され、必要なときに必要な人が閲覧できるようになります。

社内でオンライン会議をする際も、資料の共有がスムーズになり社員同士が離れた場所にいても、同じデジタル化された資料を閲覧しながら進められます。資料の共有に手間取らず、無駄な時間を削減できるでしょう。

デジタルブックは働き方改革に役立つか

デジタルブックを導入する際、社内の労働環境を改善できるか疑問に思う企業は多いでしょう。結論からいうと、デジタルブックは労働環境を改善できます。働き方改革に役立つでしょう。

デジタルブックを活用すると、会議資料や社内文書を紙に印刷する手間が省けます。そのため、長時間労働の是正につながり、時間外労働や休日出勤の減少が期待できます。また、デジタルブックは情報共有をしやすく、書類の管理も簡単にでき便利です。業務効率が一気にあがるでしょう。

さらに、リモートワークにも柔軟に対応できます。リモートワークを導入している企業の中には、オンライン会議で資料共有がうまくいかない悩みを抱えているところもあるでしょう。デジタルブックを活用し資料をデジタル化すれば、リモートワークの質も向上します。社員同士が離れている環境でも業務が滞る心配はありません。

日本は、少子高齢化による生産年齢人口の減少や労働生産性の低下といった問題を抱えています。問題を解決するために政府は「働き方改革関連法案」を発案し成立させました。働き方改革にデジタルブックは有効的です。デジタルブックにはさまざまなメリットがあります。デジタルブックを上手に活用し、業務効率化に励みましょう。

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