デジタルブック導入によって年間でどれくらいのコストを削減できる？

近年ではパンフレットやカタログを電子化する「デジタルブック」の導入が盛んに行われており、コスト削減や紙媒体以上の表現が可能など、多くのメリットをもたらすとされています。とはいえ、そのコストは実際、どれくらい削減できるのでしょうか？そこで今回は、デジタルブック導入に伴うコストの削減効果について解説していきます。

経費削減を行う効果や必要性とは

経費削減の目的について聞かれると多くの方が「利益を伸ばすため」と答えるでしょう。確かに経費削減は企業利益を拡大させるための有効な手段であり、時には売上アップを図るより効果的に利益が伸ばせるケースも存在します。たとえばある企業が800万円の経費をかけて1,000万円の売上を達成したと仮定し、このうち経費を10％削減させて達成できる売上額を、経費削減せず売上アップだけで達成しようとすると、実に1,400万円もの売上を上げなくてはなりません。

このように経費削減は効率的に利益拡大につなげられるのが特徴ですが、ほかにも「生産性向上」、「企業イメージのアップ」といった側面も持っています。たとえば業務効率化も経費削減の一環であり、業務効率が向上すれば働きやすさにつながるため、結果的に生産性が向上します。例を挙げると会議は時間内に行うことを厳守したり、無駄な工程を省いたりといったほか、時には外注をかけるという方法もあるでしょう。

また、業務効率の向上による健全な経営は外部からも見てもイメージアップとなり、将来的な信用などの顧客満足度にもつながります。このように経費削減は売上アップのみならず、ほかにも多くのメリットをもたらす重要な要素であり、だからこそ多くの企業で実践されているわけです。

とはいえ、経費削減は手順を誤るとかえって首を絞めることにもなるなど、適切に行う必要があります。

デジタルブックの導入で削減できる経費とは

デジタルブックは紙媒体ではなく電子データを扱うという特性上、紙を印刷する必要がありません。従って印刷代やインク代などの経費はデジタルブックではかからないうえ、発送の必要もないことから、発送費の削減にもつながります。特に紙媒体の場合、物理的な在庫を抱えている状態でもあるため、配布すると当然在庫は消耗していきます。つまり紙媒体は定期的に増印して印刷コストを支払っていく必要がありますが、デジタルブックはデータという特性上、在庫切れの心配もありません。そのため長期的に見ればデジタルブックの方が費用削減に大きく貢献できるでしょう。

実際にデジタルブックを導入したところ、年間400万円以上の経費削減のほか、納期短縮にもつながったという例があるほか、大きなケースでは年間約2,000万円分の経費削減につながったという報告もあります。特に紙媒体の場合、製本までにデザイン担当、印刷担当、そして発送する人など、多くの人たちの関わりによって作られているため、人件費がかかりやすい点がネックとしてありますが、デジタルブックであれば制作は全てオンライン上で完結するため、その分人件費も抑えられます。

さらに内容を更新する際には、紙媒体はその都度再印刷しなければなりませんが、デジタルブックなら再印刷の必要もないうえ、情報もすぐに更新できるため、常に最新情報の提供が可能となっています。このようにデジタルブックは経費削減だけでなく、情報更新も非常に容易なのも大きな魅力といえるでしょう。

デジタルブック導入にあたり注意すべき点

デジタルブックは経費削減の大きな助けにはなるものの、見切り発車的な導入には思わぬ落とし穴も潜んでいます。そのため導入前には、以下の注意点をおさえておきましょう。

専用アプリがないと開けないケースもある

デジタルブックには大きく分けて「ソフト型」と「クラウド型」の2つがあり、このうちソフト型は専用アプリをダウンロードしなければ閲覧ができません。このように専用アプリがないと開けないケースもあるため、サービスの比較は慎重に行いましょう。

一方クラウド型はアプリのダウンロード不要で閲覧可能となっているため、使い勝手の良いサービスを選ぶのであれば、クラウド型をおすすめします。

端末によって見え方が異なる

デジタルブックは「どの媒体で見るか」という点も重要なポイントです。たとえばPCでは快適に見えるものの、スマホでは文字や段落がずれてしまい、閲覧しにくいといったケースがあるほか、スマホには対応していない機能もあるなど、使用機器によって見え方や機能が異なっているため、事前にどの媒体でユーザーに情報提供するかを検討する必要があります。

また、閲覧するにもPCやスマホが古い機種だった場合には、動作が不安定になったり、重くなったりといったリスクも考えられます。このようにデジタルブックはユーザー環境に依存する傾向が強いため、情報密度を高めたり、画質にこだわったりしたい方には注意が必要です。

自社制作は避けた方が無難

デジタルブックを自社制作することもおすすめはできません。前述したように、デジタルブックはユーザーの閲覧環境で見え方が異なるため、制作には媒体に合った体裁で制作する技術が求められます。ありがちな失敗としては、既存の紙媒体をそのままデジタルブックに流用した結果、文字が読みづらかったり、レイアウトが整っておらずかえって見えづらくなってしまったりといったケースであり、こうした失敗を防ぐには専門技術を持つ外部業者に依頼するのが何よりの近道でしょう。

特に専門サービスであれば自社で制作するより優れたデジタルブックにしてくれる可能性は高いうえ、要望にも適切な対処が可能なので、期待に見合った媒体を制作してくれます。

まとめ

デジタルブックは紙媒体のように印刷代、紙代、発送費用などの経費がかからないため、経費の大幅な削減が期待できます。企業によっては年間400万円以上の経費削減につながったケースや、大きな場合では年間1,000万円以上の削減につながったケースも存在します。何よりデジタルブックならオンライン上で完結できるため、人件費も抑えやすく、この点もデジタルならではの魅力といえるでしょう。とはいえ安易に導入するとかえって使いづらくなってしまうケースもあるため、依頼は慎重に見極めていく必要があります。

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