ペーパーレスで働き方改革にも貢献!電子アーカイブの魅力とは

公開日:2021/11/15


政府が推進する働き方改革の中で、生産性向上に向けた取り組みが各所で進められています。生産性向上に役立つものの一つが、ペーパーレスです。企業内で作成する膨大な紙資料をペーパーレス化させることで、生産性だけでなく業務効率もグンと向上することがわかっています。今回はペーパーレス、とくに電子アーカイブの魅力について解説します。

ペーパーレス化は大変?

ペーパーレスとはその名の通り、紙を減らすことを指します。ビジネスシーンにおけるさまざまな資料や情報を、紙ではなくできる限り電子化させることです。働き方改革には欠かせないものとなっている反面、ペーパーレス化は大変といわれることもあります。やや古い資料となりますが、「総務省情報通信白書(平成24年度版)」によると、ペーパーレス化の普及率は29.1%となっていました。現在は普及率が当時と比べて上がっているものと思われますが、ペーパーレス化が進まない要因は主に次の2つと考えられます。

ほかの業務が忙しく、ペーパーレス化を考える余裕がない

まずは現在抱えている業務量が多く、ペーパーレス化を考える余裕がないことです。ペーパーレス化を進めていくためには、社内規定や制度、ルールなどを新しく設けなければいけません。電子ファイルの格納先や取り扱い方法など、細かい部分まで検討する必要があります。社内体制的に準備をする余裕がなかったり、また具体的に何から取り組めばよいのかわからなかったりするのが1つ目の要因です。

ITリテラシーが不足している

2つ目はITリテラシーが不足していることです。紙ベースの資料を電子化させる際、サーバーへのアクセス方法や管理の方法、セキュリティのことなど、ITに関する知識や技術がある程度求められます。正しいITリテラシーがないと上手くペーパーレス化が進まないだけでなく、情報漏洩といったリスクも発生するかもしれません。社内にITリテラシーに長けた人材がいないことで、ペーパーレス化が進まないことも考えられるでしょう。

かさばる過去資料もデジタル化!

会社の規模が大きかったり、歴史が古ければ古かったりするほど、社内で蓄積する資料の数は膨大なものになります。すべての資料が紙ベースで保管されてしまうと、過去の資料が必要になったとき、探し出すのも一苦労です。また物理的な保管スペースも必要となり、充分なスペースがないとかさばってしまいます。

資料のデジタル化におすすめなのが、電子アーカイブです。デジタルアーカイブと呼ばれることも多く、文書や文化資源を電子化させて、長期的に保管できるものを指します。博物館や図書館、公文書館といった公的な資料を保管する場所だけでなく、自治体や企業などでも活用されているものです。保管対象となるものは文字や図表、画像、映像、音声など多岐にわたります。

紙の資料を電子アーカイブにするメリット

最後に紙の資料を電子アーカイブにするメリットを見ていきましょう。

資料の劣化を防げる

1つ目は資料の劣化を防げることです。紙で作成された資料は経年劣化します。紙自体が古くなって破れてしまったり、文字のインクが薄くなってしまったりするリスクもあるでしょう。大切な資料を消失する可能性があります。しかし電子アーカイブにすれば、経年劣化することがありません。データとして残っている限り、資料が劣化することは考えられないため、長期にわたって品質を保持できます。

コストを削減できる

紙に印刷する場合、紙代とインク代といった印刷に関わる費用が必要です。社内で印刷する場合は使用する印刷機によって異なるものの、A4サイズの白黒コピーで1枚あたり2円~4円はかかると思ってよいでしょう。1日に100枚印刷するだけで200円~400円。年換算では7万3,000円~14万6,000円にも上ります。現在の紙資料をすべて電子化しなかったとしても、コストを充分抑えられるようになるでしょう。

業務の効率性がアップする

働き方改革では時間外労働の上限規制など、業務のスマート化が求められるポイントがいくつか含まれています。電子アーカイブ化は業務の効率性を向上させ、ライフワークバランスに配慮した働き方を実現してくれます。たとえば会議の前に参加者全員分の議題や資料を印刷したり、倉庫へ行って欲しい資料を一つひとつ探したりする時間を省けるようになるでしょう。

また契約書や署名を電子化させることで捺印が不要となり、テレワークの推進にもつながります。ムダとされていた業務をカットすることで、業務の効率性がグンとアップするはずです。

まとめ

政府が進める働き方改革に欠かせないものの一つが、電子アーカイブ化によるペーパーレスです。資料を印刷したり探したりする手間を省くことで、業務の効率性が向上します。実際にスタートさせた自治体や企業ではたくさんの成功事例があるため、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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